Política de preservación digital

La Revista establece el siguiente modelo de trabajo con el objetivo de asegurar la accesibilidad y la disponibilidad de sus contenidos en el largo plazo.

Definiciones

Esta política se desarrolla de acuerdo con los conceptos y con las definiciones establecidas la Carta de la UNESCO (https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000179529.page=2) sobre la preservación digital en sus secciones denominadas: La noción del patrimonio digital (https://es.unesco.org/themes/information-preservation/digital-heritage/concept-digital-heritage) y La noción de preservación digital (https://es.unesco.org/themes/information-preservation/digital-heritage/concept-digital-preservation).

Patrimonio Digital

Está conformado por lo materiales informáticos de valor perdurable dignos de ser conservados para las generaciones futuras, y que proceden de comunidades, industrias, sectores y regiones diferentes. No todos los materiales digitales poseen valor perdurable, pero los que lo tienen exigen metodologías de conservación activas para mantener la continuidad del patrimonio digital.

Preservación Digital

La preservación digital consiste en los procesos destinados a garantizar la accesibilidad permanente de los objetos digitales. Para ello, es necesario encontrar las maneras de representar lo que se había presentado originalmente a los usuarios mediante un conjunto de equipos y programas informáticos que permiten procesar los datos.

Recurso

Por recurso se refiere a cualquier objeto digital que contenga información organizada y estructurada para ser entendible por un ser humano, ya sea que esta se encuentre en formato de artículo científico, reseña, documento en general, audio, video u otros. Un recurso puede estar conformado por uno o varios archivos informáticos, mismos que se deberán preservar y administrar sin importar su formato o ubicación actual.

Política de transformación de contenidos

A continuación, se desglosan los rubros que conforman esta política.

Autorización para la transformación

El editor de la revista se encargará de asegurar que los autores emitan una autorización para que los recursos postulados puedan ser transformados con respecto a su formato informático con efectos de garantizar la integridad del contenido, así como su accesibilidad en el largo plazo, independientemente de la evolución de las plataformas de hardware, software o de las versiones de los sistemas en los que actualmente se representan los recursos.

Formatos aceptables

El editor de la revista deberá notificar a los autores, como parte integral de sus políticas editoriales, los formatos informáticos en los que deberá hacer entrega de los trabajos, que como mínimo deberán cumplir con las características de:

 

  1. Ser formatos que puedan ser procesados de forma abierta por sistemas para su posterior representación.
  2. No contar con bloqueos o candados que impidan extraer la información ni sus elementos, por ejemplo: contraseñas, encriptaciones o complicaciones a las cuales no se tenga acceso.

 

Proceso de transformación

El editor deberá apegarse, en la medida de lo posible, a las recomendaciones emitidas en el modelo de referencia ISO14721:2012 (Open Archival Information System - OAIS), con respecto a los procesos de transformación de contenidos, que deben cubrir cuando menos las siguientes características:

  1. Se debe hacer una revisión anual de integridad de los recursos.
  2. Se debe garantizar que los recursos nuevos que se generen a partir de la fecha de publicación de esta política, cuenten con al menos una versión en un formato abierto que incluya el contenido completo, por ejemplo: XML, HTML y otros.

De igual forma, de manera actual de deberá realizar un análisis con respecto a la vigencia de los formatos en los que se encuentran los recursos y la necesidad de transformar su formato.

 

Política general de preservación

La política general de preservación digital, será sustentada por la Universidad de Sonora, que como entidad editora de la revista, proporcionará los servicios y los recursos necesarios para asegurar la disponibilidad y accesibilidad de los recursos en el largo plazo.

Esta política será ejecutada por el área de tecnologías de la información, bajo la supervisión y rendición de informes por parte del Editor en Jefe de la revista.

Estas acciones deberán apegarse, en la medida de lo posible al modelo de referencia ISO 14721:2012 (Open Archival Information System - OAIS).

Dentro de las acciones mínimas a realizar a partir de esta política, se encuentran las de:

  1. Realizar acciones permanentes de seguridad:
    1. Revisión de visibilidad de los archivos publicados.
    2. Revisión de los recursos con algún sistema de antivirus.
    3. Ejecución de un protocolo mensual de pruebas de seguridad informática sobre el sistema de gestión editorial.
  1. Establecer un compromiso de respuesta en caso de desastre:
    1. Notificar a los autores y a los usuarios lectores, cuáles son los pasos a seguir en caso de que se detecte algún documento dañado.
    2. Informar, que en caso de desastre, la revista se compromete a restaurar sus contenidos en un plazo no mayor a 30 días naturales.
    3. Informar al autor en un plazo no mayor a los 5 días hábiles, en caso de que los recursos que haya entregado se encuentren corrompidos o afectados por virus informáticos.
  2. Realizar la extracción de todos los recursos hacia sistemas externos (como puede ser el servicio LOCKSS, acuerdos interinstitucionales de respaldo cruzado de información o similares).
  3. Realizar la extracción de todos los recursos hacia sistemas institucionales (discos duros externos o servidores institucionales diferentes al los que alojan la revista.
  4. La realización de un respaldo integral semestral de la revista hacia medios físicos que deberán ser almacenados en una ubicación geográfica distinta a la ubicación donde se encuentren los servidores (principales o espejo), tomando en cuenta que este respaldo integral debe incluir:
    1. Respaldo completo de la aplicación instalada en el ambiente de producción.
    2. Respaldo completo de los códigos fuente de la versión de la aplicación instalada en producción, incluyendo documentación técnica.
    3. Respaldo completo de la base de datos de producción en el formato que maneje el servidor de bases de datos.
    4. Respaldo completo de archivos y documentos.
    5. Respaldo de la base de datos en formato de texto o SQL estándar.
  5. Publicar de forma anual, información relacionada con las actividades de preservación digital realizadas.